Privacybeleid

PRIVACY STATEMENT & POLICY

De Belgische Vereniging voor Bouwrecht V.Z.W. (de Vereniging) respecteert de privacy van haar leden en elke andere persoon die belang stelt in haar activiteiten.

Persoonsgegevens die de Vereniging verwerkt

1) Gegevens die leden en andere personen rechtstreeks aan de Vereniging verstrekken:

• Private identificatie- en contactgegevens van fysische personen: naam, voornaam, woonplaats, e-mailadres(sen), telefoonnummer(s), telefaxnummer(s), KBO/BTW-nummer, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, leeftijd, nationaliteit, talen, beroep, diploma(‘s), cv(‘s), nummerplaat personenwagen, bankrekeningnummer(s), BIC code(s), naam van rekeninghouder(s), registratie van deelneming aan activiteiten van de Vereniging, foto’s en video’s die bij die gelegenheid zijn opgenomen, en datum toestemming verwerking persoonsgegevens.
• Professionele identificatie- en contactgegevens van fysische personen: benaming onderneming(en) van tewerkstelling, functie (professioneel of in andere verenigingen), fysische adres(sen), e-mail adressen, telefoonnummer(s), telefaxnummer(s), KBO/BTW-nummer, geslacht, geboortedatum, leeftijd, nationaliteit, talen, beroep, diploma(‘s), cv(‘s), nummerplaat personenwagen, register van deelname aan activiteiten van de Vereniging, bankrekeningnummer(s), BIC code(s) en naam van rekeninghouder(s), registratie van deelneming aan activiteiten van de Vereniging, foto’s en video’s die bij die gelegenheid zijn opgenomen, en datum toestemming verwerking persoonsgegevens.
• Professionele identificatie- en contactgegevens van rechtspersonen: benaming, activiteiten, fysische adres(sen), e-mail adressen, telefoonnummer(s), telefaxnummer(s), KBO/BTW-nummer, bankrekeningnummer(s) BIC code(s) en naam van rekeninghouder(s).

2) Gegevens uit andere bronnen

• Historisch opgebouwde databases van de Vereniging
• Private en professionele identificatie- en contactgegevens zoals hierboven vermeld die de Vereniging oppikt:
• op openbare bronnen: Belgisch Staatblad, website ondernemingen en verengingen, e.d.;
• naar aanleiding van de activiteiten van andere ondernemingen en verenigingen: publiciteit, deelnemerslijsten activiteiten (zoals voordrachten, studiedagen, bezoeken) publicaties, e.a.; en,
• op sociale en andere media;

3) Gegevens van minderjarigen

De Vereniging organiseert in principe enkel activiteiten voor +16 jarigen. In geval persoonsgegevens van minderjarigen toch verwerkt worden, zal de Vereniging deze zo snel mogelijk na kennisname wissen uit haar bestanden.

Doeleinden verzameling en/of verwerking persoonsgegevens door de Vereniging

• Mogelijk maken en realiseren van de activiteiten van de Vereniging;
• Publiciteit en informatieverstrekking over de activiteiten van de Vereniging inclusief via sociale media;
• Registratie van deelnemers aan activiteiten van de Vereniging;
• Beheer van toegangscontroles;
• Uitreiken van deelnameattesten;
• Strategische en praktische  keuzes inzake de activiteiten van de Vereniging – aangepast aan het profiel van de leden en (potentiële) belangstellenden;
• Identificatie en aanbeveling van (potentiële) sprekers, lesgevers, animatoren, verhuurders van vergaderzalen, cateraars, e.d.
• Totstandkoming en uitvoering van overeenkomsten voor deelname aan activiteiten, voor levering van goederen en diensten zoals drukwerk, huur vergaderzalen, catering, e.d.;
• Facturatie, opvolgen en innen van betalingen van lidgelden en vergoedingen voor deelname aan activiteiten;
• Betaling van facturen;
• Aangiftes BTW;
• Helpdesk;
• Onderhouden, verbeteren, actualiseren en optimaliseren van de lijsten met persoonsgegevens;
• Beheer lidmaatschappen: organisatie algemene ledenvergaderingen, enz.
• Naleving van de regelgeving inzake boekhouding, vzw, e.a.; en,
• Andere specifieke doeleinden waar afzonderlijke toestemming voor gevraagd kan worden.

Media bewaring persoonsgegevens

• Software programma’s
• Papier

Duur bewaring persoonsgegevens

• Voor leden van de Vereniging : 30 jaar na einde lidmaatschap;
• Voor andere deelnemers aan de activiteiten van de Vereniging: 10 jaar na de laatste (contactname met het oog op) deelname aan een activiteit van de Vereniging;
• Voor personen die niet beantwoorden aan bovenstaande criteria: 10 jaar na de laatste (contactname met het oog op) deelname aan een activiteit van de Vereniging, behoudens:
• vroeger verzoek door zulke persoon tot verwijdering of schrapping van zijn persoonsgegevens; of
• bekend worden van overlijden (fysische persoon) of sluiting faillissement, ontbinding of overname (rechtspersonen)

Meedelen van persoonsgegevens door de Vereniging

De Vereniging kan, op beslissing van haar raad van bestuur (d.i. haar verwerkingsverantwoordelijke), door haar verzamelde en/of verwerkte persoonsgegevens uitwisselen met volgende derden:

1) Gegevens betreffende haar leden:

• Verbonden verenigingen; en,
• Verenigingen die activiteiten organiseren waarin de leden belang kunnen stellen – ten behoeve van publiciteit en informatieverstrekking met betrekking tot zulke activiteiten.

2) Gegevens betreffende deelnemers aan haar activiteiten

• Hoteliers, zaalverhuurders en/of hun beveiligingsorganisatie;
• Verzekeraars van de activiteiten van de Vereniging;
• Beroepsorganisaties die toezicht houden op de bijscholing door hun leden;
• Autoriteiten zoals Politie, BTW-administratie, e.d.

In voorkomend geval deelt de Vereniging de laatst beschikbare en/of relevante editie van (enkel) de relevante gegevens mee zonder garantie wat betreft het actueel of correct zijn van zulke gegevens

Rechten

Personen van wie de persoonsgegevens door de Vereniging worden bijgehouden en/of verwerkt kunnen:

• zulke gegevens inzien en verbeteren;
• gebruik door de Vereniging stop laten zetten; en,
• gegevens laten wissen

binnen de limieten van de GDPR en andere toepasselijke regelgeving.

Veiligheidsbeleid

De toegang tot de persoonsgegevens die de Vereniging bewaart is beperkt tot de personen die deze ten behoeve van de realisatie van de hierboven vermelde doeleinden.

De Vereniging neemt alle redelijke en budgettair mogelijke maatregelen, zowel organisatorisch,  technisch als operationeel, die passend zijn om:

• persoonsgegevens te beschermen en verlies, misbruik, kennisgeving aan derden en toegang zonder toelating te voorkomen;
• technisch en organisatorisch een afdoend beveiligingsniveau te voorzien;

en zulks:

• in samenwerking met de verwerkers, medewerkers,  evenals IT dienstverleners;
• zowel inzake IT-media (computers en back-up systemen) als via klassement en fysische archivering;
• via paswoordbeveiliging, virus scanning, clean desk policy, e.d.

Contact

Belgische Vereniging Voor Bouwrecht

Regentschapsstraat 58 bus 8, 1000 Brussel

BTW 0835.288.873

E-mail : sec@abdc-bvbr.be

Tel: 0478/229952

Opgesteld op 25 mei 2018

Namens de verwerker en de verwerkingsverantwoordelijke